Objetivo
Especificar los lineamientos del tratamiento de datos personales, garantizando los derechos de privacidad y protección de los titulares de la información, así como su uso legítimo y responsabilidad en el manejo de la misma.
Alcance
Es aplicable para el manejo de todas las bases de datos y archivos que contengan información sobre personas que tengan o hayan tenido alguna relación con MICROGEN LTDA.., tales como asociados, ex asociados, empleados, ex empleados, familiares y/o terceros inscritos, proveedores tanto activos como inactivos y empresas con algún tipo de vinculación.
Responsables
Director de Talento Humano y SG-SST
Desarrollo
Se entiende por protección de datos, todas las medidas que se toman a nivel físico, informático, técnico y/o jurídico para garantizar que la información se encuentre protegida, siendo un derecho fundamental reconocido por la Constitución Política, de modo que todas las personas pueden conocer, actualizar y rectificar la información recogida sobre ellas en bases de datos o archivos.
De esta manera, MICROGEN LTDA como encargado del tratamiento de los datos, buscando proteger los derechos de los individuos sobre su información personal pone de manifiesto los derechos y obligaciones que se deben cumplir para garantizar el tratamiento de la información del titular acorde a lo reglamentado en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
4.1. Principios rectores
El tratamiento de datos personales se rige bajo los siguientes principios:
- Legalidad: Se regula bajo lo establecido en la normativa legal de Colombia
- Finalidad: Se realiza bajo una finalidad legítima, la cual es informada al Titular
- Libertad: Se ejerce solo bajo el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos obtenidos no podrán ser divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
- Veracidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Transparencia: El Titular tendrá derecho en cualquier momento y sin restricciones, de obtener la información que le concierna sobre sus datos.
- Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
- Seguridad: El responsable o Encargado del Tratamiento, debe tomar las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar la protección de los datos, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Confidencialidad: Se garantiza la reserva de la información, incluso después de finalizada la relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, siendo suministrada solo cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
4.2. Uso y finalidad del tratamiento de datos personales
Los datos personales que MICROGEN LTDA., recolecta, registra, almacena, usa y transfiere, se realiza con las siguientes finalidades:
Ejecutar las actividades propias de MICROGEN LTDA., otorgadas por la ley para cumplir su objeto social
Ofrecer los productos, servicios y/o beneficios que buscan satisfacer sus necesidades, los cuales pueden hacerse por medios físicos, a través de correos electrónicos, terminales móviles y/o otros mecanismos de comunicación integral.
Enviar la información a entidades gubernamentales, públicas o privadas por solicitud expresa de las mismas o por exigencia legal.
Enviar y consultar información financiera a las centrales de información con el fin de registrar niveles de endeudamiento y conducta comercial, necesaria para calcular el riesgo crediticio
Soportar procesos de auditoría interna y externa.
Realizar la cobranza judicial y extrajudicial en los casos permitidos por el Estatuto y Reglamentos de MICROGEN LTDA.
Enviar y recibir mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al asociado.
Registrar la información de empleados y proveedores (activos e inactivos) en las bases de datos de MICROGEN LTDA., para el envío de información contractual, comercial y obligacional a que hubiere lugar.
Recolectar datos para el cumplimiento de los deberes que como responsable de la información y de los datos personales le corresponden.
Dar atención a consultas, peticiones, quejas y/o reclamos.
Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo de la relación existente entre el Titular y MICROGEN LTDA.
La información proporcionada será utilizada por MICROGEN LTDA. sólo para los propósitos señalados anteriormente y, por tanto, fuera de la empresa no se procederá a su venta, licencia, transmisión ni divulgación, salvo que:
Al ser requerido, el Titular autorice expresamente a hacerlo
Sea necesario divulgarla a las entidades con las cuales se tienen acuerdos conjuntos
La información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración de la entidad
Sea requerido o permitido por la ley
Igualmente, MICROGEN LTDA. podrá transferir o transmitir (según corresponda), los datos personales a otras entidades en Colombia o en el extranjero (por ejemplo, embajadas) para la prestación de un mejor servicio, de conformidad con la autorización que haya sido otorgada por el Titular y guardando en todo momento las debidas medidas de encriptación, en cuyo caso se suscribirá el contrato de transmisión al que haya lugar en los términos del Decreto 1377 de 2013.
Una vez cese la necesidad de tratamiento de los datos otorgados, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de MICROGEN LTDA. o archivados en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la ley.
4.3. Derechos del Titular
El Titular tiene los siguientes derechos:
Conocer, actualizar y rectificar los datos personales frente a los responsables del
Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el este.
Ser informado por el responsable o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a los datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y en las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Acceder y verificar la información otorgada en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
4.4. Deberes de MICROGEN LTDA.
MICROGEN LTDA., como responsable del tratamiento de los datos personales debe:
Garantizar al Titular, en todo momento el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
Informar al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
En caso de subcontratar a terceros para para el procesamiento de determinadas funciones o información, debe garantizar que la información que se suministre al encargado del Tratamiento sea previamente autorizada, en conformidad con lo previsto en la Ley.
Dicha información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable, comprensible y actualizada, exigiendo las condiciones de seguridad y privacidad, y se prohíbe el uso de las misma para fines propios y su divulgación a otros.
Rectificar la información cuando sea incorrecta.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Informar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
4.5. Autorización del titular
MICROGEN LTDA. como responsable del Tratamiento, ha elaborado el formato de “AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES” (FR28), el cual debe ser firmado por el Titular de la información a modo de consentimiento de lo indicando en dicho documento y la presente política.
En caso de que los datos personales se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, podrán ser tratados por la empresa, siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.
Nota: Actualmente MICROGEN LTDA. no solicita datos sensibles que puedan afectar la intimidad del Titular o cuyo uso indebido pueda ser fuente de discriminación.
4.6. Atención y respuesta a peticiones, consultas, quejas y reclamos
En cualquier momento los Titulares pueden conocer actualizar, rectificar y suprimir información, así como revocar la autorización del manejo de sus datos, para lo cual MICROGEN LTDA., ha dispuesto los siguientes canales:
Página Web: www.microgenltda.com.co
Oficinas: Calle 55 # 71d-07 en la ciudad de Bogotá D.C, de lunes a viernes de 7:00 a. m. a 5:00 p. m.
Correo institucional: r.humanos@microgenltda.com.co
Dichos derechos pueden ser ejercidos por las siguientes personas:
Titular de los datos, acreditando su identidad en forma suficiente por los distintos medios o mecanismos a su disposición.
Causahabientes del Titular de los datos, quienes deben acreditar tal calidad
Representante y/o apoderado del Titular de los datos, con su respectiva acreditación de la representación o apoderamiento.
4.6.1. Solicitudes
En caso de que se considere que una información debe ser objeto de corrección, actualización o requiere su consulta, se realiza la solicitud por medio de los canales dispuestos, a lo que MICROGEN LTDA tiene un máximo de diez (10) días hábiles para brindar la información solicitada, contando a partir de la fecha del recibido.
Si no fuese posible para MICROGEN LTDA. atender la consulta dentro de dicho término, debe informárselo al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá supera los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
4.6.2. Revocatoria de la autorización y/o supresión de datos
Cuando se desea la supresión de la información brindada o se tiene indicios de un presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes del responsable del Tratamiento, se debe enviar un mensaje escrito dirigido a MICROGEN LTDA, con la identificación del Titular, descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y documentos que se quiera hacer valer, por medio de los canales que han sido habilitados para ello.
Nota: Dicha solicitud no es procedente cuando el Titular tiene un deber legal, contractual o asociativo en virtud del cual debe permanecer en la base de datos de la empresa
Una vez recibida la solicitud, se incluirá en la base de datos una leyenda que indique “Reclamo en trámite”, indicando el motivo del mismo, lo cual se mantendrá hasta que haya sido resuelto.
Nota: En caso de que resulte incompleto, se otorgarán cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que el Titular subsane de las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha de requerimiento este tiempo no se presenta la información requerida, se dará por entendido que se ha desistido del reclamo.
MICROGEN LTDA., tendrá 15 días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo para dar una respuesta. En caso de no ser posible darle trámite dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos del retraso y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Si vencido el término legal respectivo, MICROGEN LTDA. como responsable no elimina sus datos personales de sus bases de datos, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales.
4.7. Modificación de la política de tratamiento de datos
De haber cambios sustanciales en el contenido de estas Políticas de Tratamiento de Datos Personales, referidos a la identificación del responsable del Tratamiento, MICROGEN LTDA se compromete a comunicarlo al Titular antes o a más tardar al momento de su implementación.
Si el cambio se refiere a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, MICROGEN LTDA. obtendrá una nueva autorización por parte del titular.
Por lo anterior, se ha dispuesto a través de nuestro sitio web www.microgenltda.com.co y/o circular interna como canales para informar sobre cualquier cambio y poner a disposición la última versión del presente documento y los mecanismos habilitados para obtener una copia del mismo.
Esta Política será publicada, divulgada y actualizada cada vez que la organización lo considere pertinente. De igual manera estará disponible a todas las partes interesadas
MARIA CRISTINA OSSA MONTOYA
Gerente general – Representante legal
